Microsoft Teams on enemmän kuin chat- tai neuvottelusovellus. Vaikka Teamsia käytetään usein kuten Skypeä tai Slackia, Teamsilla on toiminnallisuus, joka tekee siitä vankan ratkaisun tiimien väliseen yhteistyöhön, mutta pitää sinut yhteydessä kollegoihisi ympäri maailmaa. Se on erityisen hyödyllinen työkalu nykyään, koska koko työvoima työskentelee kotoa käsin, monet työskentelevät etänä ensimmäistä kertaa.
Microsoft Teams voi olla pelottava riippumatta siitä, oletko käyttänyt sitä jo vuosia tai olet tuntematon alustaan. Siellä on tonnia työkaluja ja valikoita selattavaksi, ja aivan kuten Microsoftin oma Excel, useimmat ihmiset ovat koskettaneet vain pintaa. Tästä huolimatta tässä on joitain Microsoft Teamsin suosikkiominaisuuksistamme, jotta voit hallita alusta.
Tee yhteistyötä tiedostojen kanssa
Microsoft Teams tarjoaa hienoja yhteistyövälineitä, joista yksi suosikeistamme on yläpalkin Tiedostot -välilehti. Kun olet napsauttanut, voit muokata tiedostoja reaaliajassa tiimisi kanssa ja kaikki avaamatta uusia sovelluksia. Tämä toimii Word-, Excel-, Powerpoint- ja muiden Microsoft Office -sovellusten kanssa, joten voit vapaasti ladata, tehdä yhteistyötä ja tallentaa tiedoston keskustellessasi tiimisi tai muiden tiimien jäsenten kanssa.
Nämä tiedostot tallennetaan automaattisesti, jotta et menetä edistymistäsi, ja jokainen on kaikkien kokouksen käyttäjien saatavilla.
Suunnittele päiväsi tehtävillä
Tasks käynnistettiin äskettäin tehtävä- ja suunnittelutoimintojen korvaajana. Se yhdistää molempien hyödyllisyyden yhdeksi sovellukseksi, joka on saatavilla työpöydän, verkon tai mobiililaitteen kautta.
Tehtävät on enemmän kuin tehtäväluettelo. Se käyttää bottia, Tasks Botia, tehtävien luomiseen mistä tahansa viestistä, jolloin voit hallita helposti yksittäisiä tehtäviä sekä toimintokohteita ja ryhmätyöluetteloita seuraavassa kokouksessa.
Voit käyttää Tehtäviä Teams -sovelluksen välilehden kautta. Luo uusi tehtävä napsauttamalla oikealla olevia kolmea pistettä. Napsauta Lisää toimintoja ja lopuksi Luo tehtävä. Jokainen näistä tehtäväluetteloista on jaettu yksittäisiin ja jaettuihin suunnitelmiin, joiden avulla voit erottaa henkilökohtaiset tehtävät toiminnallisista kohteista, jotka saatat jakaa kollegoidesi kanssa.
Taistele kohtaamisväsymystä yhdessä -tilassa
Pandemian alkamisen jälkeen, kun monet tiimit siirtyivät kokopäiväisiin etätyöpaikkoihin, tulvimme uutisia kohtaamisväsymyksestä. Tämä, uusi käsite useimmille meistä, syntyi nopeasta siirtymisestä työpaikalle ilman suoraa yhteyttä kollegoihin ja online -kokousten ja strategiaistuntojen hetkellisestä siunauksesta. Työntekijät, kuten voitte kuvitella, alkoivat nopeasti näyttää väsymyksen merkkejä tapaamisessaan ikätovereidensa ja työtovereidensa kanssa vain videokeskustelun aikana.
Microsoft pyrki torjumaan tämän ja rakensi yhdessä tilan. Yhdessä -tila tuntuu ytimeltään hieman temppeliltä. Todellisuudessa kyky projisoida avatarisi huoneeseen muiden kokouksen osallistujien kanssa tekee näistä tapaamisista hieman henkilökohtaisempia. Kokousväsymyksen torjumisen lisäksi Microsoft väittää, että tämä ominaisuus auttaa osallistujia seuraamaan keskusteluja, tunnistamaan sosiaalisia vihjeitä ja puuttumaan puheeseen luonnollisemmalla tavalla.
Jos haluat käyttää yhdessä -tilaa, napsauta profiiliasi ja valitse sitten "Asetukset" -välilehti. Valitse Ota uusi kokous käyttöön ja aloita sitten puhelu vähintään viiden henkilön kanssa. Kun puhelu on alkanut, napsauta puupisteitä uudelleen ja valitse Yhdessä -tila.
Lataa hauska tausta
Teamsin avulla on helppo muokata taustaa online -kokouksia ja aivoriihi -istuntoja varten. Halusitpa sitten piilottaa tekemättä jätetyn sängyn taaksesi tai vain näyttää hieman persoonallisuutta seuraavassa kokouksessasi, virtuaalisen taustan lataamisen avulla voit ohittaa arkipäivän ja tehdä jotain hieman luovampaa.
Tämä voi olla yrityksen logo tai ehkä jopa tämänkaltainen live-video, jossa mies astuu huoneeseen tarjoamaan teetä kokouksen aikana.
Voit lisätä mukautetun taustan napsauttamalla kolmen pisteen valikkoa ja valitsemalla Näytä taustatehosteet. Valitse sieltä "Lisää uusi" ja lataa oma kuva tai video. Kun olet valmis, valitse "Käytä" valitaksesi mukautetun taustasi.
Äänestä kollegasi Pollyn kanssa
Teamsilla on useita laajennuksia, jotka ovat järjettömän hyödyllisiä. Yksi näistä on Polly, ja se on nopea ja yksinkertainen tapa äänestää työtovereitasi keskeyttämättä puhujaa seuraavassa kokouksessa. Voit ajoittaa kyselyt tulevaisuutta varten ja jopa lähettää ne nimettömänä.
Voit lähettää kyselyn napsauttamalla kolmea pistettä uuden viestikeskusteluikkunan alla. Napsauta Polly ja määritä kyselysi.
Yksinkertaista kokouskokemustasi vinoviivakomennoilla
Slash-komentoja on helppo käyttää: kirjoita vain eteenpäin-vinoviiva ("/") chat-ikkunaan, niin saat useita hyödyllisiä pikanäppäimiä. Nämä on suunniteltu helpottamaan elämääsi tarjoamalla jonkin verran automaatiota yksinkertaisiin tehtäviin. Voit käyttää vinoviivakomentoja monenlaisiin toimintoihin, kuten tilan muuttamiseen, kaikkien lukemattomien viestiesi tarkasteluun tai jopa uusien keskustelujen aloittamiseen.
Kokeile sitä kirjoittamalla eteenpäin kauttaviiva viestiruutuun ja noudattamalla suoritettavan komennon kehotetta.
Kirjoita viestisi kirjanmerkkeihin
Kirjanmerkkien lisääminen viesteihin on loistava tapa säilyttää hyödylliset pienet tiedot turvallisessa paikassa, jotta voit käyttää niitä myöhemmin.
Näiden viestien tallentaminen ei vain luo kopiota, jota voit tarkastella myöhemmin, vaan se linkittää paikkasi keskusteluun, mikä tekee siitä arvokkaan tavan käyttää kokonaisia säikeitä tallentamatta viestejä erikseen. Esimerkiksi ensimmäisen viestin tallentaminen viestiketjuun mahdollistaa lukemisen aloittamisen siellä ja muiden viestien selaamisen alaspäin, kunnes olet valmis lopettamaan.
Voit käyttää sitä napsauttamalla viestin vieressä olevaa kolmen pisteen valikkoa ja valitsemalla Tallenna tämä viesti. Voit muistaa nämä viestit napsauttamalla profiilikuvasi Teams -sovelluksen oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla Tallennettu, mutta nopeampi tapa on käyttää vinoviivakomentoa "/tallennettu" (ilman lainausmerkkejä).
