Äskettäisessä kyselyssä kahdella kolmesta ihmisestä, joille huusin kysymyksiä viime viikolla ikkunastani, ei ollut aavistustakaan, mitä Google -dokumentit olivat, kun taas toinen yksinkertaisesti käski minun laittaa housut jalkaan. Kysy kuitenkin keneltä tahansa sukupolven jälkeiseltä Xeriltä, mikä Google Docs on, ja saat todennäköisesti erilaisen vastauksen. Vaikka Google (hakukone) on kerännyt uskomatonta suosiota - väittänyt yli 85 prosentin markkinaosuutensa ja tullut niin synonyymiksi asioiden etsimiseen verkossa, että tuotemerkkiä käytetään nykyään yleisemmin verbinä kuin substantiivina - monia muita teknologian jättiläisillä on tapoja edetä, ennen kuin he saavuttavat saman tason tuntemuksen.
Yksi näistä palveluista on Google Docs, joka on osa ilmaista Google Docs Editor -pakettia ja premium -tason Google Workspace -toimisto- ja tuottavuustyökaluja. Jos et tunne nimeä Google Workspace, olet saattanut kohdata sen aiemmin G Suitena tai vielä kauemmin Google Appsina. Tämä päättämättömän uudelleenbrändäyksen virta on mahdollisesti estänyt monia Googlen premium-verkkopaketin käyttöönottoa, mutta tekstinkäsittelyprosessorien korkeaoktaanisessa, adrenaliinipitoisessa maailmassa Google Docs saa yhä enemmän vetovoimaa markkinoiden tärkeimpänä kilpailijana. hallitseva Microsoft Word.
Koska yhä useammat ihmiset ottavat käyttöön kotoa käsin -lähestymistavan kuin koskaan ennen, Google-dokumentit ovat parhaassa asemassa nähdäkseen käyttäjäkuntansa kasvavan. Mitkä ovat erikoisominaisuuksia, jotka osoittavat Docsin kasvavan suosion ja korostavat sitä todellisena kilpailijana ja mahdollisesti paremmin sovelluksena, jota voit harkita?
Saan paljon kilometrejä tekstinkäsittelyohjelmista, joten päätin laittaa Google Docsin vauhtiin ja antaa sen hoitaa muutamia viikoittain käynnissä olevia tehtäviäni ja projekteja nähdäkseni, miten se sujui.
Google -dokumenttien hinnat ja paketit
Jos sinulla on henkilökohtainen Google -tili, sinulla on jo pääsy maksutta useisiin Googlen tuottavuustyökaluihin Google -dokumenttien editoripaketin kautta. Tämä tarkoittaa, että Google Docs, Slides, Sheets, Forms, Drawing, Sites, Drive ja Keep ovat kaikki käytettävissä maksutta. Voit myös käyttää näiden työkalujen sovellusversioita ilman rajoituksia. Henkilökohtaisilla Google -tileillä on Google Driven tallennustilan yläraja 15 Gt, mikä on suuri määrä toimistoasiakirjojen tallentamiseen. Jos tarvitset kuitenkin enemmän tallennustilaa, Google tarjoaa premium -palvelun nimeltä Google One, joka voi nostaa tallennustilasi 100 Gt: iin vain 2 dollarilla kuukaudessa.
Googlen ilmaisten tarjousten käyttämisellä ei ole todellista haittaa; voit saavuttaa paljon Googlen ilmaisilla tarjouksilla. Jos kuitenkin etsit jotain sopivampaa liiketoimintaan tai ihmisryhmien hallintaan, Google Workspace on aina käytettävissä.
Google Workspace on Googlen tarjoama ensiluokkainen tuottavuuspaketti. Se sisältää Google -dokumenttien työkalupaketin ja yhden tai kaksi muuta, jotka keskittyvät viestintään, turvallisuuteen ja hallintaan työntekijöiden tai käyttäjien hallintaan. Hinnat alkavat 6 dollarista käyttäjää kohden kuukaudessa. Tallennustilakorkeasi voi myös lisätä huomattavasti sen mukaan, minkä Google Workspace -palvelun neljästä premium -paketista päätät 30 Gt: n, 2 Tt: n ja 5 Tt: n vaihtoehdoilla, jotka ovat melko epämääräisiä "niin paljon kuin tarvitset".
On varmasti syitä mennä palkkioon, jos joudut johtamaan useita työntekijöitä tai haluat poistaa Gmail -verkkotunnuksen sähköpostistasi. Mutta ydin toimistopaketti ja sen ominaisuudet ovat tärkein piirre, ja ne ovat yhtä toimivia ilmaisen Google Docs Editor -sarjan sisällä.
Googlen suunnittelu ja käyttöliittymä
Google -dokumentit säilyttävät tavallisen modernin, litteän ja tyylillisen kuvakkeen, jota useimmat Googlen tuotteet sisältävät. Vaikka se näyttää suunnittelun kannalta hienolta ja tuo tyypilliseen tekstinkäsittelyliittymään nykyaikaisuutta, en voi muuta kuin tuntea, että Docsin lähes steriilistä ulkonäöstä puuttuu selkeä persoonallisuus. Tämä on loppujen lopuksi sama yritys, joka saa harjoittelijansa käyttämään potkurin hattuja odottaessaan, että heidän henkilökuntansa kulkee pääkonttorissaan käyttäen liukumäkiä ja palomiehen pylväitä, kuten joukko taskusuojaimia käyttäviä ninjasotureita.
Docs ylläpitää minimalistista esitystään poistamalla paljon sotkua, joka löytyy sen aikalaisista. Google on tehnyt tämän ensisijaisesti rajoittamalla Dokumentit yhteen kohdistettuun työkalupalkkiin, joka kattaa yleisimmät toiminnot, kuten muotoilun, fontit, värit, kohdistukset ja lisäykset. Useimmat käyttäjät suorittavat tyypillisesti suurimman osan tehtävistä tällä ensisijaisella työkalurivillä, mikä parantaa tuottavuutta, koska kaikki tuntuu olevan helposti saatavilla yhdessä helposti saavutettavassa paikassa.
On syytä huomata, että koska Google -dokumentit ovat verkkopalvelu, voit käyttää vain Google Fonts -kirjaston kirjasimia. Tällä hetkellä ei ole mitään tapaa tuoda mukautettuja fontteja, mikä voi olla turhauttavaa niille, jotka saattavat aika ajoin tarvita erikoistyylin projektissa, jonka parissa he työskentelevät. Google Fonts on kuitenkin melko laaja, joten pienellä luovuudella ja kohtuullisella määrällä saatavilla olevia lisäosia saatat pitää tätä vähemmän ongelmana.
Muita muotoiluja ja työkaluja löytyy avattavista valikoista, jotka on siististi sijoitettu sivun otsikkoon. Tämä tuo vähemmän häiritsevän työtilan, joka hyödyntää mitä tahansa näytön kiinteistöjä. Kuitenkin, koska Docs kulkee verkkoselaimen läpi, Googlen pyrkimykset ulottuvat vain niin pitkälle kuin yksittäisten käyttäjien asetukset sallivat. Kirjanmerkkipalkit, laajennukset tai hakupalkit rajoittavat oletuksena käytettävissä olevaa pystytilaa.
Voit kuitenkin kompensoida tämän minimoimalla Google-dokumenttien otsikon, joka poistaa avattavat valikot ja laajemmat Google Workspace -kuvakkeet näkymästä ja palauttaa jonkin verran menetettyä tilaa sivulle. Docs ottaa sitten käyttöön kätevän hakupalkin ensisijaiseen työkalupalkkiisi, jonka avulla voit etsiä kohteita, jotka ovat muuten pudotusvalikoissa, joten et koskaan katoa näistä työkaluista, jos tarvitset niitä.
Lopputulos on enemmän kuin vain miellyttävä silmälle; minimalistinen estetiikka saa esityksen näyttämään puhtaalta ja navigointi on yksinkertaista. Docs säilyttää perinteisen tekstinkäsittelyasettelun ja yksinkertaistaa sitä aina kun mahdollista. Se on muotoiluvaihtoehto, joka toivottaa uudet käyttäjät tervetulleiksi törmäämättä kuin kilpailun riisuttu versio.
Google -dokumenttien suorituskyky ja yhteensopivuus
Sovelluksessa ja selainversioissa olevan kevyen muotoilun ansiosta Google -dokumentit tuntuvat sujuvilta ja reagoivilta, kun tiedostot latautuvat ilman todellista viivettä. Sekä selain että sovellus toimivat vaikuttavasti, kun vaihdoin eri asiakirjojen välillä niiden latausaikojen mittaamiseksi. Useimpien asiakirjojen kanssa olet yleensä valmis menemään sekunnissa tai kahdessa, vaikka kuvien sisältämät tiedostot kestävät yleensä hieman kauemmin (mikä on odotettavissa). Koko tiedostojen avaamisprosessi Google Drivesta on kuitenkin muuten nopea ja kivuton.
Yksi Google Docsin suurista asioista on sen eri alustojen ominaisuudet. Docsissa ei ole käyttöjärjestelmäkohtaisia tiedostotyyppejä. Sen sijaan kuka tahansa, jolla on laite, jolla voidaan käyttää Chromea, Firefoxia, Safaria, Internet Exploreria tai Microsoft Edgeä (tai jolla on Google -dokumenttien sovellus asennettuna mobiililaitteelleen), voi luoda, lukea, muokata ja tehdä yhteistyötä ihmisten kanssa ilman ongelmia. Tämä tarkoittaa, että sinun ei enää tarvitse huolehtia siitä, avautuuko tiedosto asiakirjasi vastaanottavan henkilön alustalla. Se on vain yksi päänsärky vähemmän turhan pirstoutuneilla markkinoilla.
Googlen toimistopaketin ulkopuolella tehtyjen tiedostojen vastaanottaminen muilta on myös paljon vähemmän päänsärkyä, koska Docs tarjoaa yhteensopivuuden monenlaisten tiedostomuotojen kanssa. Dokumentit voivat lukea ja tallentaa moniin suosittuihin muotoihin, kuten Microsoft Word, OpenDocument, RichText, PDF ja tavallinen teksti. Voit jopa ladata asiakirjasi EPUB -muodossa, jos haluat jakaa sen. Vaikka et voi tallentaa suoraan Apple Pages -muotoon, voit silti ladata ne Google -dokumentteihin ja muokata niitä sieltä, mutta sinun on vietävä se eri muodossa, kun olet valmis. Tämän yhteensopivuuden tasoa on vaikea kiistää, vaikka jotkin monimutkaisemmat tiedostot, kuten PDF -tiedostot, menettävät muotoilun avaamisen yhteydessä.
Google -dokumenttien ominaisuudet
Google -dokumentit on ensisijaisesti verkkotyökalu. Se oli suunniteltu sellaiseksi. Kun on kyse verkkotyöstä muiden kanssa, Docs loistaa niin kirkkaasti, että se voi ohjata lentokoneen sumun läpi. Kun jaat asiakirjan sähköpostitse tai suoran linkin kautta, jopa 100 ihmistä voi tarkastella, muokata ja kommentoida kyseistä asiakirjaa samanaikaisesti. Tämä on yksi enemmän kuin Wordin yhteisrahoitusraja 99. On selvää, että Google suhtautuu Price is Right -tapaan kilpailun ylittämiseen. En tiedä, millaisen kauhean sotkun sinun pitäisi synnyttää Docsissa ja joka todella vaatisi 100 ihmisen kokoontumisen ympärille, tönäisemällä ja esittämällä sitä ehdotuksilla ja muokkauksilla. Mutta vain tieto siitä, että voit saada niin suuren ryhmän, osoittaa Google -dokumenttien yhteistyötyökalujen monipuolisuuden.
Kaikki muokkaukset tapahtuvat reaaliajassa, ja jokainen yksilöllinen käyttäjä seurataan asiakirjaan satunnaisesti määritetyn värin ja kohdistimen avulla. Heidän muokkaukset ja ehdotukset on merkitty määritetyillä väreillä ja vie hiiri sivun oikealle puolelle odottamaan palautettasi. Jos päätät hyväksyä nämä ehdotukset, muutokset tehdään asiakirjaan automaattisesti. Toimittajien tietyistä osioista tekemät kommentit on korostettu keltaisella, ja napsauttamalla tätä osiota korostat palautteesi hyväksyntääsi varten.
Asiakirjat ovat helposti sotkuisia ja vaikeita lukea yhteistyöprosessin aikana. Onneksi Google -dokumentit keskittyvät yksinkertaistettuun työalueeseen, joten sinun ei pitäisi eksyä vaikeiden lukemisten tai käsittelemisten korjausten mereen. Sinulla on jopa pääsy koko muokkaushistoriaasi, jos teet muutoksia, joita myöhemmin arvaat.
Google Docs on ytimessään melko vankka tekstinkäsittelyohjelma. Se, mikä nostaa sen todelliseksi kilpailijaksi, ovat kaikki Googlen kellot ja pillit, jotka se tuo mukanaan. Kaavioiden, kuvien tai tiedostojen lisääminen asiakirjaan hyödyntää laajempaa Google Workspace- ja Google Drive -palvelua. Voit kääntää asiakirjasi kaikille käytettävissä oleville Google -kääntäjän kielille ilman liikaa vaivaa. Voit myös kirjoittaa äänelläsi käyttämällä Googlen vaikuttavaa puhe-tekstitekniikkaa. Docs voi automaattisesti korjata oikeinkirjoituksen ja tehdä kieliopiehdotuksia reaaliajassa Googlen koneoppimisen ja sanakirjan ansiosta. Siellä on myös Google Workspace Marketplace, joka tarjoaa lukuisia lisäosia käytettävissä olevien ominaisuuksien laajentamiseksi entisestään.
On myös joitain mielenkiintoisia sisäänrakennettuja työkaluja, jotka parantavat edelleen Docsin tuottavuutta, nimittäin ääriviivat ja tutkia -välilehti. Ääriviiva on liukuva sivupalkkivalikko, joka seuraa automaattisesti otsikoitasi ja otsikoitasi ja esittelee ne vuorovaikutteisena luettelona, joka toimii eräänlaisena hakemistona, jotta voit selata suurempia asiakirjoja paljon helpommin. Sivun pohjan lähellä on kelluva painike, joka ohjaa sinut Tutki -välilehteen, jonka avulla voit etsiä nopeasti lainauksia, kuvia ja Google Driven sisältöä.
Google -dokumenttien automaattinen tallennus
Yksi Docsin arvokkaimmista ominaisuuksista on sen automaattinen tallennus. Huomaat selvästi, ettei Google -dokumenteissa ole tallennuspainiketta. tämä johtuu siitä, että tallennus on jatkuva prosessi, joka suoritetaan automaattisesti jokaisella näppäimen painalluksella ja napsautuksella (kunhan sinulla on vakaa Internet -yhteys). Se on korvaamatonta, jos olet sellainen henkilö, joka säästää usein jälkikäteen eikä tapana.
Jos tietokoneesi lukkiutuu - tai jätät laitteesi valvomatta hetkeksi ja että Windows Update, jota olet viivästyttänyt viikon ajan, päättää vihdoin päästä läpi - et jää potentiaaliseksi r/WatchPeopleDieInside -ehdokkaaksi. Itse asiassa, jos näin tapahtuu, voit välttää hukkaan heitettyä aikaa ja ladata saman asiakirjan toiselle laitteelle ja jatkaa saumattomasti työtäsi siitä hetkestä, kun lopetit. Ja kun pääset käyttämään päälaitettasi uudelleen, vaihda takaisin ja odota ajan tasalla olevaa työtäsi.
Täplän internetin ansiosta yhteys katkesi muutaman kerran Google -dokumentteja käytettäessä. Näinä hetkinä jatkoin kirjoittamista, ja asiakirja aloitti välittömästi tallennusrutiininsa yhteyden muodostamisen jälkeen. Google -dokumenteista on saatavilla offline -versio, mutta se on saatavana vain Google Chrome -laajennuksen kautta. Sovelluksen, joka edistää niin paljon yhteensopivuutta useilla alustoilla ja selaimilla, on sääli, että Google päätti lukita offline -käytön tällä tavalla.
Bottom line
Mitä tulee tekstinkäsittelyohjelman tai toimistopaketin valintaan, me kaikki tiedämme, että Microsoft on monen silmän kukkulan kuningas. Lähes neljän vuosikymmenen kehityksen myötä toisen työkalun tai sarjan ei ole helppo tulla mukaan ja saada kiinni. Ja vaikka voidaan sanoa, että Google Docsilla ei ole aivan samanlaisia ominaisuuksia kuin Wordilla, puuttuuko se todella 70 dollarin arvoisista ominaisuuksista? Minun mielestäni ei. Suurin osa Docsin puuttuvista kohteista löytyy lisäosina, ja sen ilmaisten työkalujen pitäisi saada sinut arvaamaan, että maksat niin paljon Microsoft 365 -tilauksesta.
Google tarjoaa Docsissa tuoreuden. se näyttää modernilta, tuntuu modernilta ja on tehty nykyaikaista internet-pohjaista yhteistyötä ajatellen. Mitä se tekee, se tekee erittäin hyvin. Se, mitä se ei tee, ei ole tärkeintä useimmille käyttäjille.
Docs ylittää kilpailun yhteistyössä, siirrettävyydessä, yhteensopivuudessa ja jopa mahdollisessa räätälöinnissä Google Workspace Marketplacen kautta. Siitä on helppo päästä käsiksi, sotkua on vähemmän ja kokonaiskokemus on sujuvaa ja intuitiivista. Voi, ja se on ilmainen.
Kaikille kilpailun tilaajille Google -dokumentit kannattaa ainakin kokeilla, koska saatat joutua maksamaan työkalusarjasta, joka on jo käytettävissäsi ilmaiseksi.
Google -dokumentit, joko Google -dokumenttien editoripaketin tai Google Workspacen kautta, on ehdoton haastaja toimisto- ja tuottavuuspakettimarkkinoilla. Se voi olla jopa sen tulevaisuus.