Useimmat meistä syyllistyvät valituksiin ei -toivotuista sähköpostiviesteistä tai sekavista postilaatikoista ajoittain, mutta harvat meistä tekevät asialle mitään. Gmailissa on tehokkaat suodatusvaihtoehdot, jotka ovat rikollisesti alikäytettyjä. Kun olet hiottu ja hieman luovaa, sinäkin voit kesyttää postilaatikkosi. Ja se ei ole niin vaikeaa kuin luulet.
Tärkeintä on käyttää suodattimia, kun ne ovat järkeviä. Voit aloittaa kourallisella, kuten alla mainitut, mutta sinun on aina oltava valmis mukauttamaan suodatusstrategiaasi, kun uudet menetelmät ovat järkeviä tai uudet sähköpostit tulevat postilaatikkoosi, jotka eivät käynnistä olemassa olevia suodattimia. Tämä on asteittaisen parantamisen peli, ja jokaisen suodattimen pitäisi helpottaa elämääsi.
Aloitetaan. Saat kaikki alla olevat vinkit aluksi napsauttamalla rataskuvaketta tilisi kuvan lähellä oikeassa yläkulmassa, napsauttamalla Näytä kaikki asetukset -painiketta yläosassa ja valitsemalla Suodattimet ja estetyt osoitteet -välilehden. Napsauta sitten "Luo uusi suodatin" alareunaa kohti ja olet valmis menemään.
Roskaposti
Gmailissa on jo upeat roskapostisuodattimet, ja voit merkitä viestit roskapostiksi auttaaksesi tekoälyä havaitsemaan uusia malleja. Mutta aina on yksi yritys, joka onnistuu huomaamaan huomaamatta. Yritit peruuttaa luettelon tilauksen. Olet yrittänyt merkitä sen roskapostiksi, ja jotenkin epäonnistumatta se onnistuu edelleen saamaan postilaatikkosi jokaisen uuden postituksen yhteydessä.
Korjaa se seuraavasti.
1) Kirjoita Lähettäjä -osioon sähköpostiosoite, jonka haluat estää. Voit myös lisätä yleismerkin kirjoittamalla tähden (*) ennen @ -merkkiä suodattaaksesi kaikki kyseisen verkkotunnuksen sähköpostit.
2) Napsauta Luo suodatin -painiketta.
3) Valitse Poista se ja napsauta Luo suodatin -painiketta.
Varmista, että näet tärkeät sähköpostit
Taajuuden vastakkaisessa päässä on sähköpostit, jotka haluat varmistaa, että näet, mutta ne on yleensä haudattu lukemattomien sähköpostien alle, joita et näe. Voit korjata tämän myös suodattimilla.
1) Kirjoita sähköpostiosoite Lähettäjä -osioon ja napsauta Luo suodatin -painiketta.
2) Valitse "Tähti" ja "Merkitse se aina tärkeäksi" ja napsauta sitten Luo suodatin -painiketta.
Näissä sähköpostiviesteissä on nyt tähti ja "Tärkeä" -merkki, joten niitä on vaikea jättää huomaamatta. Mutta jos sinulla on edelleen epäilyksiä, tarkista seuraava vinkki.
Luo uusi postilaatikko kansioilla ja tunnisteilla
Jos haluat ohittaa postilaatikon kokonaan, voit suodattaa tärkeät sähköpostit automaattisesti omaan kansioonsa, jolloin saat tosiasiallisesti toisen (tai kolmannen, neljännen jne.) Postilaatikon. Tämä on kätevä suodatettaessa työhön liittyviä sähköposteja omaan kansioonsa, tai ehkä voit käyttää sitä kuponkeihin, matkatietoihin ja reittisuunnitelmiin tai sähköposteihin koulusta, perheestä tai tilaamistasi uutiskirjeistä.
1) Lisää sähköpostiosoite Lähettäjä -osioon ja napsauta Luo suodatin -painiketta. Voit lisätä useita sähköpostiosoitteita samaan suodattimeen poistumalla jokaisesta pilkulla ja välilyönnillä sähköpostiosoitteen jälkeen.
2) Valitse "Ohita postilaatikko (arkistoi se)" ja "Käytä tunnistetta".
3) Valitse tarra tai luo uusi ja pidä nimi mahdollisimman tarkana.
4) Napsauta Luo suodatin.
Nyt kaikki näistä osoitteista tulevat sähköpostit ohittavat postilaatikon ja näkyvät vain valitsemassasi kansiossa. Napsauttamalla Gmail -sivupalkin kansiota saat näkyviin kokonaan uuden postilaatikon, jossa on vain nämä viestit.
Luokittele roskapostisi
Gmailin vähän tunnettu ominaisuus on, että se toimii, vaikka muokkaat sähköpostiosoitettasi. Yritä lisätä piste tai plusmerkki mihin tahansa sähköpostiosoitteeseesi (ennen @gmail.com -päätettä) ja katso, kuinka nämä sähköpostit löytävät edelleen postilaatikkosi.
Nyt hieno asia on, että voit suodattaa nämä sähköpostiosoitteet erillään pääosoitteestasi. Käytän sitä sähköpostin uutiskirjeiden suodattamiseen automaattisesti ilman uusien suodattimien määrittämistä.
1) Tilaa uutiskirje käyttämällä äskettäin muokattua osoitettasi. Omani näyttää suunnilleen tältä: [email protected]. "+Tech" -liitteen lisääminen tavallisen sähköpostiosoitteeni jälkeen kertoo minulle, että kaikki, joissa on "+tech", ovat tilaamani uutiskirje. Voin sitten suodattaa kyseisen muutoksen.
2) Lisää Vastaanottaja -osioon muokattu sähköpostiosoitteesi ja napsauta Luo suodatin -painiketta.
3) Napsauta "Käytä tunnusta" ja valitse sitten haluamasi tarra. Lähetän "tech -uutiskirjeeni" -tunnisteeseen mitä tahansa "+tech" -merkintää, mikä tarkoittaa, että voin käyttää tätä sähköpostia, kun tilaan uusia uutiskirjeitä, eikä minun tarvitse suodattaa niitä manuaalisesti sopivaan otsikkoon.
Tapa kalenteriviestit
Postilaatikkooni tulee päivittäin ilmoituksia, jotka ovat hyväksyneet kalenterikutsun kokoukseen. Voit myös suodattaa nämä, mikä on erityisen hyödyllistä, jos käytät kalenterisovellusta ja saat nämä ilmoitukset joka tapauksessa puhelimeesi.
1) Lisää Aihe -osioon "Hyväksytty:" ja varmista, että käytät kaksoispistettä välilyönnin jälkeen ja ilman sitä. Emme halua käynnistää tapahtumaa, kun joku puhuu hyväksytystä sopimuksesta tai jostain muusta työhön liittyvästä asiasta, jonka haluaisimme nähdä.
2) Napsauta Luo suodatin -painiketta.
3) Valitse Poista se ja napsauta Luo suodatin -painiketta.
Näiden viiden pitäisi saada sinut alkuun puhtaamman postilaatikon kanssa, mutta kuten aiemmin sanoimme, voit kokeilla ja lisätä uusia suodattimia, kun ne ovat järkeviä. Tämä on tehokas työkalu, jota vain mielikuvitus rajoittaa sitä käytettäessä.